Animer un atelier #2

Animer un atelier DIY, Do It Yourself, un atelier créatif ou artistique :

#2 Proposition d’atelier – Préparation 

Précédemment j’ai abordé le sujet de la clientèle des ateliers. Cela vous permet déjà dans un premier temps de connaitre les possibilités de clientèle que vous pouvez avoir. Vous pouvez retrouver l’article  : Animer un atelier #1, La clientèle 

Les ateliers créatifs DIY ou artistiques peuvent donc être proposés à de nombreuses structures telles que les entreprises, les collectivités, les particuliers. Les demandes émanants de divers organismes, vous allez alors avoir des configurations très différentes.

Dans un premier temps il vous faudra échanger avec votre client à propos de l’évènement afin de bien définir son projet et répondre au mieux à ses attentes. Je vous ai listé les éléments indispensables pour une bonne organisation de l’évènement.

Proposition d’atelier : Les éléments indispensables à la réalisation de l’évènement : Un atelier créatif DIY ou artistique sur mesure

• Le type d’évènement ( séminaire, teambuilding, anniversaire, journée presse ….. )
• Un atelier ouvert au public de type Open atelier ou atelier sur inscription ?
• La date souhaitée
• Les horaires
• Le lieu ( dans votre atelier, à l’extérieur, en entreprise … )
• Le nombre de participants estimé
• L’espace alloué à l’atelier
• Le mobilier est il bien fourni ?

Bien sur avec tous ces éléments vous allez pouvoir alors réfléchir à la faisabilité du projet et surtout apporter quelques conseils en organisation.

Exemples de configurations différentes

Des ateliers en entreprise

Si votre client souhaite organiser des ateliers pour les personnels de sa société lors d’une journée spéciale , vous pourrez très certainement proposer plusieurs sessions durant la journée. Dans le cas où vous avez des partenaires créateurs avec qui vous travaillez, vous pourrez accueillir plus de participants à vos sessions ou organiser plusieurs sessions en même temps. Souvent il est conseillé de ne pas dépasser 12 personnes par intervenant afin que cela reste qualitatif. Je vous conseille de prévoir avec l’organisateur un planning et des inscriptions au préalable. Souvent l’information est diffusée en interne dans l’entreprise.

Si on vous demande un atelier pour un évènement plus festif et que les participants arrivent au fur et à mesure, ce que j’appelle un atelier Open ;), il vous faudra alors avoir une estimation du nombre de participants et aussi prévoir un atelier en adéquation avec l’évènement. Je vous propose deux exemples bien différents :

Soirée d’entreprise – Séminaires 

En fin de séminaire,les salariés d’une entreprise sont conviés à une fête sur le thème du Brésil. Il y aura un traiteur, un DJ et autres dont un espace sera alloué pour un atelier bijoux accessoires brésiliens. Dans ce cas présent vous allez devoir prévoir un atelier dont les créations sont assez rapides et simples à réaliser. En effet lors de ce genre de soirée les invités « papillonnent » entre les animations.

Un centre commercial ou Pop Up Store vous demande une animation, un atelier créatif DIY sur le thème : Atelier Couronne de fleurs DIY  pour l’arrivée du printemps

Lors de l’échange avec les organisateurs, vous allez apprendre que vous aurez une fréquentation estimée de 60 personnes sur une durée de 4 h …. hors vous savez que pour réaliser une couronne de A à Z il faut environ 2h, les clients d’un centre commercial ne passent pas plus de 30 minutes environ sur une création. Vous devez donc trouver une alternative à la couronne de fleurs qui puissent satisfaire le centre commercial et les clients du centre.Voici deux alternatives que vous pouvez proposer au client tout en restant proche de son voeux de départ :

• un atelier Head Band Floral, un atelier plus court qui respecte la durée idéale et dans le même esprit floral.
• un atelier couronne de fleurs pour lequel les armatures seront préparées en amont ( ce qui implique par contre un cout supplémentaire de préparation )

Comme vous l’aurez compris, les éléments que vous aurez collectés dès le départ vous permettront de faire une proposition d’atelier en adéquation avec l’évènement. Les informations vous feront gagner du temps et en qualité.

Une fois votre proposition faîte et validée, il ne vous reste plus qu’à préparer l’atelier. Quels vont être les éléments importants ?

Préparation de l’atelier 

• Le retroplanning : comme en évènementiel, vous allez planifier la préparation de l’atelier : l’achat de fournitures, préparation des modèles, lister les fournitures, prévoir votre itinéraire si l’atelier est à l’extérieur de votre atelier, la décoration de votre table atelier, la création d’une fiche tutoriel si vous l’avez proposé comme support durant l’atelier ……
• Le déroulé de l’atelier : découpez votre atelier : dans un premier temps, il vous faudra vous présenter, puis présenter l’atelier c’est à dire la création et le déroulé de celui-ci Cela permet à chacun de bien comprendre le projet créatif DIY ou artistique, de découvrir le matériel, les fournitures et les possibilités créatives.

 

• Les petits détails : Pensez à tous les détails de votre atelier tant en fournitures que sur son déroulé et aussi le petit détail comme par exemple le sac pour que chacun puisse repartir de façon pratique. Pour avoir suivi un atelier récemment et y avoir réaliser une couronne de noël, les organisateurs n’avaient pas prévu les sacs !!! cela donne une image un peu négative sur la fin de l’atelier alors que celui ci était génial quel dommage !  Donc soyez prudent, si votre atelier est salissant prévoyez les nappes, des lingettes,laissez l’endroit plus que propre. Pensez à toutes les choses pratiques, vous pouvez aussi prévoir un tutoriel qui rappelle toutes les étapes clés de votre atelier afin que les participants puissent refaire la création seul 🙂 un petit geste agréable qui laisse une touche bien positive 🙂

Bien sur je ne peux tout vous énumérer, j’ai tenté de vous donner des clés afin de proposer l’atelier pertinent pour un évènement. Je vous invite à commenter et alimenter la discussion afin d’avancer ensemble 🙂

Véronique Baka Gueguen

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